skai - Workflows

Wer KI produktiv einsetzt, merkt schnell: Freie Unterhaltungen sind großartig zum Explorieren – aber wiederkehrende Abläufe brauchen Struktur. Genau dafür gibt es in skai die Workflows.

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist eine automatisierte Folge von Schritten, die nach einem Auslöser selbstständig abläuft. Er besteht aus genau einem Trigger als Startpunkt und beliebig vielen Knoten, die nacheinander oder verzweigt arbeiten. Jeder Knoten erhält die Daten des vorherigen Schritts als JSON-Payload, führt seine Aufgabe aus und reicht das Ergebnis weiter. So entsteht eine nachvollziehbare Verarbeitungskette – vom eingehenden Ereignis bis zur fertigen Aktion in einem externen System.

Womit ein Workflow startet

Der Trigger entscheidet, wann ein Workflow läuft. Vier Arten haben sich bewährt:

• Manuell – per Klick im Editor gestartet, ideal zum Entwickeln und Testen.
• Zeitplan – zu festen Zeiten über einen Cron-Ausdruck, etwa für tägliche Reports.
• Webhook – bei einem HTTP-Aufruf der workflow-eigenen URL, angestoßen aus eigenen Systemen.
• Integrationsereignis – wenn in einer angebundenen Integration etwas passiert: eine neue E-Mail in Outlook, eine Erwähnung in Teams, ein neues Jira-Ticket, eine Telegram-Nachricht oder ein Kalendertermin.

Der grafische Editor

Workflows werden in skai nicht programmiert, sondern auf einem Canvas modelliert: der Trigger ganz links, dahinter die Knoten, verbunden durch Pfeile. Verzweigungen entstehen über If/Else- und Switch-Knoten; parallele Pfade werden mit einem Sync-Knoten wieder zusammengeführt. Verbindungen, die einen Zyklus erzeugen würden, lehnt der Editor ab – ein Workflow bleibt immer zyklenfrei.

Zur Auswahl stehen rund 17 Knotentypen, grob in fünf Gruppen:

• KI-Knoten – Datenextraktion, autonomer KI-Agent, Transkription, Bildgenerierung, Klassifizierung und Web-Suche.
• Logik-Knoten – If/Else, Switch, Verzögerung und Sync für Steuerung und parallele Pfade.
• Datei- und Dokument-Knoten – Dateien parsen oder Dokumente (PDF, DOCX, Markdown) erzeugen.
• Integrations- und HTTP-Knoten – Aktionen in Outlook, Teams, Jira & Co. ausführen, beliebige HTTP-Requests senden oder Webseiten auslesen.
• Code-Knoten – Python in einer Sandbox, für Transformationen, die kein anderer Knoten abdeckt.

Jedes Eingabefeld eines Knotens lässt sich auf einen von drei Modi setzen: Literal (fester Wert), Prompt (die KI leitet den Wert aus dem Eingang ab) oder Auto (automatisch aus dem Kontext bestimmt). Diese Mischung aus festen Werten und KI-gestützter Ableitung macht Workflows flexibler als starre Skripte.

Aus der Praxis ein Tipp: Workflows funktionieren am besten, wenn jeder Knoten einen klaren, eng umgrenzten Zweck hat. „Sammelknoten”, die mehrere Aufgaben auf einmal erledigen sollen, machen das Ergebnis unzuverlässig.

Zwei Beispiele aus der Praxis

E-Mails transkribieren. Ein Workflow startet beim Integrationsereignis E-Mail empfangen in Outlook. Ein Transkriptions-Knoten wandelt eine angehängte Sprachnachricht in Text um, eine Integrationsaktion schickt das Transkript direkt als Antwort zurück. Drei Knoten – und eine lästige Handarbeit ist erledigt.

Ein DevOps-Helfer. Hier übernimmt ein KI-Agent die Arbeit: Er prüft autonom über mehrere Iterationen den Systemzustand – CPU-Auslastung, Prozesse, Speicher – und fasst die Erkenntnisse zusammen. Eine anschließende If/Else-Verzweigung entscheidet anhand des Ergebnisses, ob alles in Ordnung ist oder eine Warnung über eine Integrationsaktion verschickt wird.

Ausführen, prüfen, freigeben

Während einer Ausführung erscheinen die Ergebnisse direkt unter den Knoten – Eingang, Ausgang und Parameter jederzeit einsehbar. Vergangene Läufe lassen sich später erneut laden und nachvollziehen.

Für Aktionen mit Außenwirkung – eine E-Mail senden, ein Ticket schreiben – gibt es Human in the loop: Der Workflow pausiert am kritischen Knoten, die vorbereiteten Parameter lassen sich prüfen und anpassen, und erst nach manueller Bestätigung wird die Aktion ausgeführt.

Versionieren und veröffentlichen

Jeder Workflow hat eine Entwurfs-Version und optional veröffentlichte Versionen. Solange er nur Entwurf ist, feuern Webhook- und Integrationstrigger noch nicht – erst mit dem Veröffentlichen läuft die Automatisierung produktiv. Ältere Versionen lassen sich jederzeit zurück in den Entwurf kopieren und weiterentwickeln.

Mehr Details finden Sie in den skai-Hilfeseiten. Und wenn Sie überlegen, welcher Ihrer Prozesse sich als Erstes für einen Workflow eignet: Sprechen Sie uns gerne an.